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Guía: Cómo hacer seguimiento de Leads por Email + Plantillas Gratuitas

¿Quieres saber cómo hacer emails de seguimientos para aumentar tus ventas? Estás en el lugar correcto, continúa leyendo.

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Por:
Alejandro Galeano
MarketingGuía: Cómo hacer seguimiento de Leads por Email + Plantillas Gratuitas

Una estrategia de marketing digital con contenidos relevantes, atractivos e informativos es fundamental para generar leads.

Pero, ¿qué sucede cuando un lead pide un presupuesto o cumple con el perfil necesario para que tu equipo de ventas entre en contacto?

Si tu equipo le contacta rápidamente y le da un seguimiento personalizado, ya tienes un comienzo fantástico.

Quizás también estés utilizando un método de lead scoring, que te ayuda a medir qué tan educados están tus clientes potenciales y asegura que tus vendedores no se comuniquen con un lead en un mal momento, o pierdan tiempo valioso en clientes potenciales que no tienen perfil a comprar lo que vendes.

Sin embargo, el hecho de que un lead haya reunido el valor para completar un formulario de "Contáctenos" no significa que será tarea fácil hablar con él y convencerlo de que eres capaz de solucionar sus problemas.

Hay muchos consejos y trucos que un vendedor puede tener en cuenta para ser más efectivo, algunos son específicos de cada industria o solo se pueden obtener con experiencia y "sentimiento", otros están respaldados por estadísticas y traen resultados independientemente del producto o servicio.

En este artículo, hablaré sobre los correos electrónicos y cómo hacer un seguimiento efectivo a través de ese canal.

Algunas estadísticas.

Ni siquiera es difícil encontrar estadísticas sobre este tema. El correo electrónico demuestra su capacidad en varias métricas como:

  • El marketing por correo electrónico genera más conversiones que cualquier otro canal de marketing, incluidas las búsquedas y las redes sociales. Monetate
  • El correo electrónico es 40 veces más efectivo para adquirir nuevos clientes que Facebook o Twitter. McKinsey
  • Los suscriptores de correo electrónico tienen 3 veces más probabilidades de compartir tu contenido a través de las redes sociales que los visitantes de otras fuentes. QuickSprout
  • El 72% de las personas prefiere recibir contenido promocional por correo electrónico, en comparación con el 17% que prefiere las redes sociales. MarketingSherpa

Pero como cualquier cosa que valga la pena hacer, un seguimiento efectivo por correo electrónico requiere cierta persistencia y atención a los detalles. Necesita saber qué y cuándo enviar, y debe aprovechar cada oportunidad.

Si la idea de escribir correos electrónicos de seguimiento te hace sentir un poco incómodo, no estás solo. Nuestros instintos nos dicen que si alguien no ha respondido a nuestros contactos por whatsapp, llamada e incluso por correo, no están interesados, y que no les va a gustar si les molestamos de nuevo.

Sin embargo, en este caso, nuestros instintos están equivocados. Muy pocas personas contestan en el primer intento, o en el segundo, tercero o cuarto. De hecho, un estudio de Iko System vio una tasa de respuesta del 18% al primer correo electrónico que enviaron, y del 13% al cuarto. El sexto correo electrónico recibió una tasa de respuesta masiva del 27%.

No hace falta decir que enviar correos electrónicos de seguimiento es esencial (a menos que te guste perder algunas ventas...)

Sin embargo, antes de comenzar, debes prepararte para el éxito. ¿El primer paso? Continuar leyendo este artículo.

Decide lo que quieres lograr

No todos los leads responderán con rápida y favorablemente a tus correos. Pero con un planeamiento previo antes de contactarlos, muchos de ellos verán el valor que proporcionas, si agregas un poco de personalización y paciencia de tu parte en cada contacto.

Antes de hacer cualquier cosa, es de vital importancia que decidas qué quieres lograr con este correo electrónico (o correos electrónicos). Debes tener claro el siguiente paso y que tu contacto también logre entenderlo a través de tu email.

Por ejemplo, es posible que desees:

  • Obtener más información o una información específica sobre un lead que está en tu base de datos y tenga el perfil ideal de tus clientes.
  • Organizar una reunión con un lead que solicitó un presupuesto.
  • Cerrar la venta con un potencial cliente que se encuentre en negociación.

Sea cual sea el objetivo, debes comunicarlo claramente en tu correo electrónico. Nunca envíes un correo electrónico, ya sea de seguimiento o de otro tipo, a menos que sepas exactamente qué resultados esperas de él.

Importancia de la personalización

Con el pasar de los tiempos, la cantidad de correos electrónicos que recibimos sigue aumentando. Imagínate que escribes al propietario de una empresa que mantiene un buzón de entrada constantemente lleno. ¿Cómo puedes destacarte en medio al diluvio de emails que este encontrará?

Recomiendo que escribas diversas plantillas que podrán personalizarse para diferentes escenarios. Así, ganarás más agilidad y pasarás credibilidad y seguridad al prospecto.

Estarás enviando un correo a una persona, no a un robot, por lo tanto, dedica todo el respeto y la atención que merece tu destinatario. Entiende a tu Buyer Persona y refina tu mensaje de manera que tu propuesta de valor brille.

La anatomía de un email

Tu correo debe tener una apariencia familiar y simple. Trates de no utilizar muchas imágenes o colores muy llamativos. El objetivo es hacer con que tu contacto parezca exclusivo.

Además de personalizado, tu correo debe ser corto. Las personas tienden a evitar o dejar textos muy largos para después. Escribe un contenido que puede ser leído en uno o dos minutos, ve directo al punto e indica claramente el propósito del correo electrónico al comienzo.

Algunos puntos importantes en la anatomía de un email son:

Asunto: El asunto de tus correos está directamente relacionado con tu tasa de apertura. Es lo primero que tu lead verá en su caja de entrada. Si no es relevante y atractivo, menores serán las chances de que tu correo se abra. Debes demostrar valor en tu línea de asunto, utilizar datos, porcentajes e incluso el nombre del lead o de su empresa.

Cuerpo: Es la parte rica donde debes demostrar valor, hablar con tu lead, apuntar algún problema, recordarlo de algo, etc. Una buena estrategia es destacar en negrita las partes del cuerpo del correo electrónico que son más importantes,

CTA: O llamado a la acción. Hace parte del cuerpo, es el objetivo real de tu contacto. Por ejemplo, que el lead responda tu email proponiendo un horario para tener una conversación.

Firma: Tu prospecto debe reconocerte y a tu empresa a través de tu firma. Nuestro CEO escribió recientemente un excelente contenido que podrá sorprenderte con respecto a la importancia de tener una buena firma en tus correos.

¿Cómo escribir un correo electrónico de seguimiento?

Añade contexto:

La clave aquí es ser relevante. Refresca la memoria de tu destinatario iniciando tu correo electrónico con una referencia a cualquier interacción que tuvieron. Incluso si tu destinatario no se recuerde, es más probable que reaccionen positivamente al seguimiento si se les recuerda que han escuchado de ti anteriormente.

Puedes iniciar diciendo:

  • Quisiera hacer un seguimiento del correo electrónico que envié el [día en el cual se envió el correo] sobre [asunto].
  • Solo quería hacer un seguimiento para ver lo que pensaste sobre [asunto].
  • Espero que esto no suene raro, pero vi que descargaste uno de nuestros ebooks.


Agrega valor:

Nunca debes hacer un seguimiento sin garantizar que harás esto.

Evita los seguimientos perezosos, que no agregan nada a no ser un correo electrónico más en su bandeja de entrada. Proporciona valor en cada interacción. Haz que valga la pena que el lead abra, haga clic y responda tu correo.

Si tienes contenidos relevantes que demuestran cómo tus servicios o productos pueden resolver algún problema del lead, incluye esos enlaces. Si tu empresa tiene casos de éxito de clientes, también es una gran oportunidad para incluir una.

Si no proporcionas algún tipo de valor adicional para tus potenciales clientes, hay pocas razones para comunicarte con ellos, y aún menos incentivo para que respondan o se interesen.

Deja claro el porqué estás enviando el correo electrónico:

Explica siempre el motivo por estar enviando un correo electrónico de seguimiento, de manera directa y concisa. Simplemente dile al destinatario lo que quieres. Si ya has enviado un correo y el objetivo no ha cambiado, hazle recordar el motivo del contacto.

  • [Tu producto] realmente podría ayudarte a [realizar algo relevante para el lead] de manera más efectiva. Me encantaría tener una charla rápida para saber si tengo razón.
  • [Tu producto] realmente podría ayudarte y me pregunto si estarías interesado en probarlo durante un mes o más (completamente gratis, por supuesto).
  • Acabamos de lanzar [nombre del producto], y podría marcar una gran diferencia en [algo relevante al lead]. A continuación encontrarás un enlace a un contenido que te brindará más información, pero sería bueno si también pudiéramos analizar tus necesidades actuales para que pueda averiguar exactamente cómo [nombre del producto] podría ayudarlo.

Concéntrate en ellos aquí. Evita incluir demasiados “yo” en el texto. Para ser sincero, es poco probable que los leads se preocupen mucho por ti o por lo que piensas o crees.

Recuérdate de la llamada a la acción

Ella facilitará la respuesta del lead. Por ejemplo, si estás intentando organizar una reunión, sugiere una fecha y hora específica (y lugar, si está organizando una reunión en persona).

  • ¿Podríamos conversar el jueves a las 14:30?
  • ¿Eres la persona adecuada para hablar sobre esto? Si no, ¿podría indicarme a la dirección correcta?
  • Simplemente responda "sí" si le interesa obtener más información y le enviaré un par de documentos breves.

Muchos dejan este punto final vago y ambiguo, siendo que lo correcto es que sea claro y difícil de resistir. ¿Qué es exactamente lo que quieres que hagan? Diles.

Finaliza el correo electrónico

De una manera natural y que simpatice tus interacciones con el receptor hasta ahora.

Si bien tenemos algunas sugerencias a continuación, esta parte es realmente personal, como se explica arriba, hazlo como te sientas cómodo.

  • Déjame saber lo qué piensas.
  • Hazme saber si tienes alguna pregunta.
  • Estaré atento a tu respuesta.


¿Cuánto tiempo esperar antes de dar seguimiento a un correo electrónico?

Piensa en la frecuencia de tus correos electrónicos y analiza desde el punto de vista del cliente.

Demasiados correos son molestos. Pocos correos harán que pierdas el momento. Encuentra el equilibrio adecuado para tus objetivos.

  • Si el lead ha solicitado una llamada o una demostración, puedes ser más “agresivo” en la cantidad y el tiempo en el cual haces cada seguimiento.
  • Si ha descargado algo, ha mostrado interés pero no pidió explícitamente ser contactado, por lo que debes demostrar aún más valor (de diferentes formas según lo que descargaron específicamente).
  • Si estás enviando correos electrónicos en frío, tienes que ir muy a la ligera porque no te han pedido nada.

Enviarlos en diferentes momentos del día y diferentes días de la semana también mejoran tus posibilidades de obtener una respuesta.

Por último, ¡ojo! Solamente hablé de correos en este artículo, sin embargo, lo que separa a los que tienen éxito en los seguimientos de aquellos que simplemente lo hacen esperando tener suerte, es tener un enfoque de varios canales.

Sí, el correo electrónico es una excelente apuesta y el canal preferido para la comunicación en general. Pero eso no significa que los otros canales no valgan la pena. Llamadas, LinkedIn, Facebook y otras redes sociales pueden marcar la diferencia en tus seguimientos.

Si diversificas los canales que usas, será más probable que obtengas la respuesta de tus clientes potenciales.

¿Con qué frecuencia hacer un seguimiento?

Una vez más, la mejor respuesta es "depende". Tu relación con el lead, su autoridad para tomar decisiones y la etapa en la cual está en su proceso de compras son claves.

Los expertos en ventas no están de acuerdo en cuántos seguimientos son un número efectivo. Pero los números más comunes van desde 7 a 10 contactos por lead (contando correos, llamadas y otros canales).

Podrás querer seguir insistiendo, pero a veces, hay un punto en el que tendrás que detenerte. Si has probado todas tus cartas, es hora de dejarlo ir.

Esto te permitirá centrarte en los clientes potenciales comprometidos. Envía un correo electrónico cortés que deja una última oportunidad para responder y termina con una despedida sabiendo que has hecho tu mejor esfuerzo.

Plantillas de correos de seguimiento

A seguir te dejo algunos ejemplos de correos que puedes utilizar, desde el primer correo hasta uno de despedida. El secreto es que utilices los consejos citados anteriormente y los personalices para tu escenario.

Y no pares por aquí, en Internet hay una infinidad de ejemplos y tips que podrás utilizar.

Objetivo: Obtener primer contacto con lead de la base

Hola [Nombre] todo bien?

Vi que has descargado nuestro ebook [nombre del material]

Mi equipo y yo tenemos mucho interés en trabajar con profesionales del [sector donde trabaja el lead] que están en constante búsqueda de mejorar resultados. Algunas empresas con las cuales colaboramos hoy en día son X, Y y Z.

Me encantaría conversar contigo sobre marketing, ventas y analizar cómo podríamos hacer que tú y [empresa del lead] alcancen sus objetivos.

¿Qué te parece si nos reunimos el jueves a las 10:00?

Aguardo retorno,

[Firma]

Objetivo: Obtener primer contacto con lead outbound/lead frío

Hola [nombre del prospecto],

En una entrevista para [nombre de la fuente] tú dijiste que uno de los próximos objetivos de [empresa del lead] será la contratación de nuevo personal para el área X.

Podemos ayudarte. Las empresas que se han adherido a nuestro servicio de contratación mejoran su control de personal y presentaron un aumento del 15% en rentabilidad.

¿Cuál sería la mejor manera de conseguir 20 minutos de tu agenda para conversar sobre la gestión de su negocio?

Estaré atento.

Atte.

[Firma]

Objetivo: Seguimiento para cuando no hay respuestas

Hola [nombre del lead]

He contactado algunas veces con respecto a tus estrategias de ventas en [Compañía]. Llegué a la conclusión que no logré contacto por una de estas tres razones:

  1. No ves cómo encajar nuestra solución a tu empresa
  2. Tienes otra solución que te permite mantener tus resultados estables.
  3. Estás en una isla desierta sin conexión con el mundo a tu alrededor.

Si estoy correcto en alguna de ellas, quizás sea la razón exacta por la cual deberíamos hablar ahora...

Gracias,

[Firma]

Objetivo: Email de despedida

Hola [nombre del lead],

He intentado contactar contigo pero no conseguí conexión.

Creemos que nuestro conocimiento en el área en que actúas está bastante alineado con los intereses de la [empresa]

Sin embargo, como tú no contestaste, creo que estás bastante ocupado y este no es un buen momento. Por lo tanto, te estoy sacando de mi lista y este es el último correo electrónico que recibirás de mí.

Si en algún momento deseas entrar en contacto yo estaré a disposición para atenderte y charlar.

Abrazos,

[Firma]

Conclusión

No hay una fórmula mágica para construir un correo. Para saber lo que funciona, tendrás que poner todo esto en práctica. Lo único que no debes hacer es dejar de utilizarlos para lograr tus objetivos de ventas.

No te des por vencido si tus primeros correos no funcionan. Mejora, cambia, corta, reescribe y continúa enviando. Asegúrate de que tus interacciones sean rápidas. Como vendedor, probablemente serás la primera interacción humana que un lead tendrá con tu empresa.

También es posible que un lead perfecto no esté listo para comprar en el momento en que contactes con él, pero los seguimientos que hagas brindarán valor y harán que estés siempre en su mente. Construye una relación e irán a ti cuando estén listos para hacerlo

Ya tienes los datos y algunas plantillas de correo electrónico para diseñar tus campañas.

Prepárate y pon en marcha correos que harán con que alcances tus metas 💥

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