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Administración del Tiempo: ¡11 hábitos que te harán más productivo HOY!

¿Sientes que puedes producir más o que lo que haces no es suficiente? Conoce 11 hábitos para optimizar la administración del tiempo.

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Por:
Andres Raiter
Gestión de personas (RRHH)Administración del Tiempo: ¡11 hábitos para aplicar HOY!
“No hay nada tan inútil como hacer con gran eficiencia algo que NO debería haberse hecho en absoluto"

Peter F. Drucker - profesor y autor de negocios considerado uno de los mayores gurús de la administración.

¿Ya pasaste por una situación como esta?

Sí, todos nos hemos sentido así, empezamos temprano nuestro trabajo, pasamos todo el día ocupados y al final, no vemos ningún resultado del trabajo. Pasamos el día apagando incendios…

¿Incendios?

Los incendios del día a día, son aquellas tareas totalmente imprevistas, que succionan toda nuestra energía. Sin percibir pasamos horas “apagando” estos incendios, y no sobra tiempo para hacer aquello que importa. Lo que realmente nos llevaría un paso más cerca de nuestra meta.

Ok, los incendios eran cosas importantes y tenían que ser resueltos ¿Qué hago?

Si nadie te lo contó todavía, lo hago yo… Existen técnicas para reducir el tiempo invertido en estas situaciones e incluso evitarlas mediante la administración del tiempo.

¡Vamos a ellas!

11 Hábitos para Optimizar la Administración del tiempo

#1 - Comienza con un fin en mente

Establece tus objetivos, organiza en prioridades, identifica el objetivo principal, aquel que te ayudará a alcanzar más rápido los demás objetivos. Y trabaja diariamente para alcanzarlos. A cada día debes dar un paso para estar más cerca de alcanzar ese objetivo.

Esta es la diferencia de las personas productivas, no pierden tiempo con actividades que no contribuyen para sus metas, así el tiempo invertido es altamente eficaz.

Aquí te traigo mi sugerencia:

Identifica quién quieres ser: social, personal y profesionalmente. Imagina este horizonte y sigue hacia él, construyendo de poco en poco.

Recuerda:

“Todo se eleva por primera vez en la mente y a continuación, llegar a ser real.”

Por lo tanto, para una buena administración del tiempo necesitas saber a dónde llegar, lo que quieres ganar y quién quieres llegar a ser. Y muy importante, escribe esto, pon en un lugar visible y pronto esto será una realidad.

Lectura sugerida: » Cómo Definir Poderosas Metas de una Empresa.

2- Levántate temprano

El 90% de los ejecutivos se levantan antes de las 06:00 y entre los más exitosos como el inversionista Warren Buffett, la CEO de PepsiCo Indra Nooyi y el director general de Disney Bob Iger, se levantan más temprano aún. Entre 04:00 y 05:00 de la mañana. Obviamente se van a dormir más temprano.

Son criaturas diurnas y no nocturnas. Valorizan el sueño y duermen un sueño de calidad todas las noches. Al levantarse hacen ejercicio, leen, meditan, y con ello tienen pequeñas victorias a la primera hora del día. Llegan en el trabajo listos para la batalla.

3- Haz ejercicio

Un 70% de los ejecutivos encuentran tiempo para hacer ejercicio en algún momento del día. Siguiendo el consejo anterior, la primera hora del día es excelente para hacer ejercicios, ya que libera en nosotros drogas como la endorfina que ayuda en nuestra productividad durante el día.

Jeffrey R. Immelt, CEO de General Electric, a las 5:30 ya está en el gimnasio, Padmasree Warrior, CSO de Cisco empieza su rutina a las 4:30 am haciendo ejercicio. 

Además estos ejecutivos aprovechan muy bien este tiempo. Al mismo tiempo que hacen ejercicio ven las noticias, revisan el correo, escuchan un podcast, entre otros hábitos que hace con que este tiempo sea mucho más bien aprovechado, una impecable administración del tiempo.

4- Organiza tu día, en el día anterior

Hay investigaciones que comprueban que cada minuto gasto en planeamiento, ganas otros 10. Un planeamiento para un día, después que estás acostumbrado a hacerlo, tarda entre 10 y 12 minutos. Con este planeamiento ganarás 2 horas en tu día.

Además si surgen tareas durante el día no las hagas al momento que aparezcan, ve adicionándolas a tu lista de tareas, se llega a ser 25% más productivo por esta acción, ganando 2 horas adicionales.

¿Estás entendiendo la importancia de la administración del tiempo?

Y al hacer el planeamiento en el día anterior, ayudas a que tu subconsciente trabaje durante la noche, encontrando soluciones y atajos para que al otro día estés mucho más preparado para estas actividades.

5- Sigue la regla "80/20"

Según la regla 80/20, 20% de tus actividades serán responsables por 80% del valor de todas tus actividades. En una lista con 10 actividades, 2 serán más importantes que las otras 8 juntas. Estas 2 tareas tendrán más consecuencias potenciales que las demás.

Estas cifras son arbitrarias; no son exactas y pueden variar, en algunos casos se puede observar el 90/10, o sea, 10% de las actividades es responsable por 90% del resultado.

En este sentido la administración del tiempo consiste en definir las actividades que determinan más valor, colocarlas en orden de mayor valor, empezar a trabajar por la que tenga el mayor valor y no trabajar en ninguna de las demás actividades antes de finalizar esta que es la más importante.

6- Identifica tu tarea más importante y hazla primero

Las personas altamente productivas saben identificar sus tareas más importantes, aquellas que están relacionadas con sus metas y que las llevarán un paso más cerca de alcanzarlas.

Empiezan el día concentrados para finalizar estas tareas más importantes y no pasan a la siguiente tarea antes que estas estén finalizadas. Estas tareas algunas veces son arduas, nada simple de ejecutarse, así que sigue este consejo sobre administración del tiempo:

Al inicio del día es cuando tenemos más energía. Aprovecha esta energía dedicando las primeras horas para hacer las tareas más difíciles.

Además, ver que superaste una tarea muy difícil reforzará tu energía del restante del día, ya que lo demás será mucho más fácil.

“Si empiezo el día comiendo un sapo, nada podrá ser peor en mí día.” - Brian Tracy

7- Supera la Procrastinación

Muchas veces procrastinamos una tarea por ser muy difícil, la dejamos para más tarde y nunca llegamos a hacerla, comprometiendo nuestros resultados.

Generalmente esto pasa por no seguir el punto anterior, dedicar la primera hora del día para lo más difícil.

Otro tip de la administración del tiempo para superar la procrastinación es trabajar en bloques de tiempo, el pomodoro es una excelente alternativa para ello.

El pomodoro indica trabajar 25 minutos totalmente concentrado en una tarea, durante ese tiempo no atiendes el teléfono, no te vas al baño, no te levantas para tomar agua.

Son 25 minutos de alta concentración. Después descansas 5 minutos (ir al baño, tomar agua, conferir mensajes, etc) para volver a otro bloque de 25 minutos de alta concentración. Y al final de 4 bloques de tiempo te das un descanso mayor.

Verás cómo esta técnica te hará muy productivo al ayudarte a realizar aquellas tareas difíciles que venías procrastinando.

8- Di no a todo lo que no apoye tus metas inmediatas

En el libro esencialismo - logra el máximo de resultados con el mínimo de esfuerzos, de Greg Mckeown, he aprendido el poder del no dentro de la administración del tiempo.

Greg dice que un esencialista debe decir “No” con firmeza, decisión y delicadeza. Y solo dice “Sí” a lo que realmente importa.

En la mayoría de las veces dejamos de decir No simplemente por una cuestión social, para mantener nuestra aparente popularidad.

Decir No es cambiar la popularidad por respecto.

Algo que te ayudará a decir No es pensar en lo que tendrás que perder. Cuanto más pensamos en lo que estamos abriendo mano al decir “Sí” a alguien, más fácil es decir “No”.

9- GTD - El Arte De Hacer Suceder

El GTD es una herramienta de administración del tiempo que ayuda a guardar y procesar informaciones.

No quiero entrar en detalles pero te explicaré brevemente cómo funciona el método. Más bien quiero que entiendas por qué es tan importante utilizarlo.

En general, el GTD consiste en marcar toda idea o información que te surja durante el día. La idea es literalmente vaciar tu mente para que no necesites preocuparte con estas informaciones.

Periódicamente consultarás estas informaciones para procesarlas. Por ejemplo: transformarlas en tareas, ejecutarlas, descartarlas, etc.

De esta forma darás espacio para que tu mente trabaje y no sea un simple disco duro lleno de información.

Como dice David Allen…

"Tu mente es para tener ideas, no para guardarlas"

10- No comprometa todas las horas de tu día

Muchas personas al querer hacer la administración del tiempo tratan de maximizar su productividad mediante la planificación meticulosa de cada hora de su día.

Por desgracia, hay cosas fuera de nuestro control, que no se pueden predecir de antemano. Es el niño enfermo o un compromiso inesperado, lo suficiente para poner fin a la planificación del día.

El consejo es que en lugar de detallar cada hora, planees cuatro o cinco horas, con las principales actividades (Otra vez el 80/20) y ajustes el resto del día según venga a ocurrir.

11- Concéntrate en tus fuerzas y pasiones

Para que realmente aproveches tu tiempo, debes concentrarte en lo que realmente eres bueno: tus fuerzas y pasiones.

Enfócate y estudia mucho esta área, se el mejor, practica, da un paso más a cada día. Todo lo demás ¡Delega!

Y al delegar ten cuidado para no hacer una simple transferencia de responsabilidad. Para conseguir buenos resultados, se debe aprender a identificar los colaboradores más adecuados para cada proyecto y actividad.

Cuando te encuentres ante una actividad que va en contra a tus fortalezas o mismo que no contribuya a tus objetivos, pregúntate ¿Quién tiene la fuerza y pasión para realizarlo?

Conclusión

¿Y ahora por dónde empiezo? ¿Empiezo a aplicar los 11 inmediatamente?

Mi consejo es que no seas tan radical. Revisa los 11 hábitos para optimizar la administración del tiempo ¿Cuál te llama más la atención?

Confía en tu intuición, empieza por este hábito, profundiza tus conocimientos sobre él y progresivamente ve agregando los demás hábitos.

Sin duda alguna aplicar estos hábitos a tu vida diaria aumentará tu rendimiento y producción, pero…

¿Conoces los hábitos negativos que puedes tener?

Si quedaste dudando al responder esa pregunta, recomiendo que leas el ebook de aquí abajo, en él aprenderás los 12 hábitos negativos que aniquilan a tu productividad.

El ebook es totalmente gratuito, entonces si dudaste al responder esa pregunta, debes leerlo.

¿Listo para optimizar la administración del tiempo? Entonces empieza hoy con el hábito que más te llamó la atención y que te hará más productivo.

>>> Sea Más Productivo ¡Sin Trabajar Más Horas!

¡Por más productividad en el trabajo!

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