¿Cómo hacer un Acta de Reunión?

Redactar un acta de reunión es muy importante en el marco administrativo de cualquier organización y es de suma importancia hacerlo de forma correcta y eficaz. Un acta de reunión es un documento que se utiliza para dejar constancia de lo hablado, acordado o decidido en una reunión, tanto si es una junta formal o informal, es muy útil y totalmente necesaria. Las actas de reunión nos permiten dar fe de lo acordado, afirmando la autenticidad de un hecho o de lo dicho por los asistentes. 

Muchas veces se considera que no es necesaria por la informalidad de la reunión, pero hay que pensar en un acta como un modo de registro de la información. Nos podemos remitir al documento para recordar propuestas, ideas, acuerdos y numerosos hechos que suceden a lo largo de nuestras reuniones diarias que son susceptibles de ser olvidados.

El desarrollo de una estructura permite a quien redacta tomar notas durante la reunión, apuntando lo más relevante. Es evidente que durante la reunión no habrá tiempo de escribir todo de forma literal, por ello en el acta de reunión hay que reflejar ideas, acuerdos y puntos más relevantes, que nos servirán de recordatorio y registro.

Por todo aquello, el objetivo de este artículo es ofrecer una guía práctica que explique qué es, cuándo se usa y cómo hacer un acta de reunión de forma clara, rápida y eficiente.

¿Qué estructura seguir para hacer un acta de reunión?

Hay varias formas de estructurar un acta de reunión, según tipo de organización, temática, entre otros. Por eso, vamos a definir los puntos principales de cómo hacer un acta de reunión genérica y fácilmente adaptable a necesidades concretas. Principalmente debe contener:

• Contextualización: es lo primero que debe aparecer en un acta de reunión y especifica cosas como el número de sesión, la fecha y hora de la reunión, lugar, asistentes o turno de palabra.
• Aprobación del acta anterior: antes de comenzar la reunión hay que revisar el acta anterior y confirmar que sea aprobada por los asistentes (siempre que exista un acta previa). Si no es aprobada habrá que registrar las correspondientes enmiendas hasta la conformidad de todos los asistentes y se registraría en el acta de la próxima reunión.
• Orden del día: en este apartado se exponen los puntos por los que se plantea la reunión, bien ordenados y enumerados. Generalmente siempre que se acuerda una reunión es por uno o varios motivos que debemos enumerar y que previamente están acordados por los asistentes. 
• Desarrollo de la sesión: tras enumerar los puntos del día se procede a desarrollarlos de forma individual, informando, exponiendo o debatiendo lo necesario para su resolución y acuerdo. 
• Manifestación de acuerdos: la descripción de los acuerdos a los que se han llegado durante la reunión deberá de ser resumida y anotada por quien redacte para asegurar una referencia objetiva de las decisiones de los asistentes. Este punto es esencial cuando llegamos a acuerdos de responsabilidades, funciones y fechas de entrega. 
• Fecha de la próxima reunión: no es imprescindible, pero es algo común cuando hay reuniones, de departamento o de dirección, periódicas.

La estructura quedaría del siguiente modo:

• Nombre de entidad
• Número de la sesión
• Fecha
• Hora
• Lugar
• Asistencia
• Personas que asisten: nombre, apellidos y su cargo
• Personas que no asisten: nombre, apellidos y cargo
• Aprobación del acta anterior
• Orden del día
• Desarrollo de la sesión
• Acuerdos o toma de decisiones
• Pie de acta
• Fin de sesión: "Sin más asuntos que tratar, el presidente levanta la sesión a las X horas" 
• Cargo y firma aquellos que han presidido la sesión  
• Anexos (opcional)