Contenido Exclusivo

Registre su correo para recibir contenidos exclusivos sobre marketing y negocios.
Thank you! Your submission has been received!
Oops! Something went wrong while submitting the form

¿Cómo Hacer Reuniones Productivas?

Las claves para hacer reuniones productivas. Convocar correctamente una reunión para lograr objetivos y realizar acciones acordadas

Comparte este artículo con tus amigos:
Compartir
0
 
+1
LinkedIn
0
Por:
Andres Raiter
Gestión de personas (RRHH)¿Cómo Hacer Reuniones Productivas?

El tiempo es un bien escaso por lo que debemos considerar en qué se invierte. No conviene derrocharlo en reuniones mal planteadas, perdiendo oportunidades y descuidando otras funciones. Para prevenir, en este artículo te aconsejamos cómo organizar encuentros provechosos.

¿Cómo se debe convocar a una reunión?

Una reunión debe celebrarse sólo cuando su utilidad esté justificada. Al concertarla, estos requisitos avalarán su efectividad: 

  • Nombrar quién comandará el encuentro.
  • Trazar una agenda con pautas claras.
  • Establecer un horario definido.
  • Concretar acciones posteriores.

¿Cómo planificar reuniones productivas?

Acudir a un encuentro sin programa equivale a tirar nuestra jornada a la papelera. Por tanto, no aceptaremos convocatorias sin un esquema precedente. 

Existen varios tipos de reunión (estratégica, informativa o motivacional), sin embargo, no debieran emplazarse para exhibir el último vídeo promocional o revisar una presentación. La finalidad ideal de una reunión es la toma de decisiones y concretar acciones derivadas de ella. 

A continuación, algunos detalles de reuniones fructíferas:

1. Planificación previa

  • Convocar una reunión sólo si es indispensable: si el asunto puede tratarse por otro medio (chat, teléfono, email) y resolverse en un lapso sensato, evitar la cita.
  • Elegir los asistentes: deben acudir aquellos con conocimientos, competencias y capacidad de decisión sobre lo tratado. Congregar personas sin causa es estéril. Si procede, señalar en el briefing qué tema corre a cargo de qué invitado.
  • Especificar lugar y momento: el espacio debe reunir las condiciones adecuadas y contar con el material necesario. Proponer el señalamiento siendo prácticos y empáticos, evitando jornadas fuera del horario laboral o previas al fin de semana.
  • Delimitar intervalo: indicar la duración de la reunión y el que se dedicará a cada tema. Calcularlo de forma realista y procurar no alargarlo más de lo esencial.
  • Definir los objetivos: especificar el resultado que se espera obtener. Determinar las pautas y el propósito general y particular de cada una de ellas. 
  • Briefing: información que garantice llegar a la reunión conociendo lo que se tratará. Invitar al análisis previo y a la maduración de ideas para ahorrar pérdidas de tiempo a la asamblea. Incluir material recomendable (informes o estudios), listado de asuntos que se tratarán, con qué fin, minutos dedicados y quién será el portavoz de cada uno. 

2. Ejecución eficaz

  • Respetar el horario: empezar y terminar a la hora prevista indica respeto por la concurrencia. Es necesario ceñirse al plan y respetar los tiempos de cada uno.
  • Prohibir los dispositivos electrónicos: lo más probable es que no se requieran celulares o computadoras. Si son indispensables, silenciarlos. Precisar si se permitirá responder llamadas urgentes y si se hará en la sala o afuera.
  • Animar participaciones interesantes: intervenir con un tono profesional y aportar en positivo. Respetar el turno de palabra e impedir monólogos fomentando la participación plural. Relegar los comentarios a las pausas. 

3. Acciones posteriores

  • Aclarar lo establecido: rehuir interpretaciones diversas recapitulando los acuerdos alcanzados, los responsables de su ejecución y el plazo concedido. Verificar que todos están al corriente.
  • Programar próximo encuentro: confirmar si es necesaria una reunión posterior y si fuera posible agendarla.
  • Redactar memorándum: señalar comisionado del acta y resumir las acciones acordadas y sus encargados. Esto debe enviarse a los asistentes —y a quien proceda— en un plazo de 24 horas.

Evitaremos las convocatorias sin programa. Las reuniones productivas presentan un planteamiento inicial, prevén una duración específica y procuran una intencionalidad.

Esperamos tus comentarios sobre qué factores hacen perder eficacia a las reuniones: ¿qué característica propondrías para un encuentro productivo?

Ebook - Plan de acción para Metas

Ebook - Plan de acción para Metas

Aprenda como utilizar el sistema 5W2H para planear y alcanzar tus metas.

⇣ Descargar E-book

Contenido Exclusivo

Registre tu correo para recibir contenidos exclusivos sobre marketing digital.

Thank you! Your submission has been received!
Oops! Something went wrong while submitting the form

¿Cómo Transformar Visitantes de mi Página Web en Clientes?

Una página web con visitantes es muy importante pero no dice nada en cuanto a resultados financieros. » Aprenda a encontrar clientes.

Marketing Digital: ¿qué es?

En la actualidad, el marketing digital ha invadido casi todos los aspectos del cotidiano. Internet ya no se trata solo de entretenimiento.

Comparte este artículo con tus amigos:
Compartir
0
 
+1
LinkedIn
0

ultimas publicaciones

Ver todos las publicaciones

libros y materiales gratuitos

Ver todos los materiales gratuitos