El tiempo es un bien escaso por lo que debemos considerar en qué se invierte. No conviene derrocharlo en reuniones nada efectivas, perdiendo oportunidades y descuidando otras funciones. Para prevenir, en este artículo te aconsejamos cómo organizar encuentros provechosos.

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¿Cómo se debe convocar a una reunión?

Una reunión debe celebrarse sólo cuando su utilidad esté justificada. Al concertarla, estos requisitos avalarán su efectividad: 

• Nombrar quién comandará el encuentro.
• Trazar una agenda con pautas claras.
• Establecer un horario definido.
• Concretar acciones posteriores.

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¿Cómo planificar reuniones más efectivas?

Acudir a un encuentro sin programa equivale a tirar nuestra jornada a la papelera. Por tanto, no aceptaremos convocatorias sin un esquema precedente. 

Existen varios tipos de reunión (estratégica, informativa o motivacional), sin embargo, no debieran emplazarse para exhibir el último vídeo promocional o revisar una presentación. La finalidad ideal de una reunión es la toma de decisiones y concretar acciones derivadas de ella. 

A continuación, algunos detalles de cómo puedes tener reuniones más efectivas:

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#1 - Antes de la reunión

• Convocar una reunión sólo si es indispensable: Si el asunto puede tratarse por otro medio (chat, teléfono, email), evita la cita.
  
  
• Elegir los asistentes: Deben acudir aquellos con conocimientos, competencias y capacidad de decisión sobre lo tratado.
  
  
• Especificar lugar y momento: El espacio debe reunir las condiciones adecuadas y contar con el material necesario. Debes ser bien específico con el lugar, hora y duración que tendrá la reunión.
  
  
• Delimitar intervalo: Indicar la duración de la reunión y el que se dedicará a cada tema. Calcularlo de forma realista y procurar no alargarlo más de lo esencial.
  
  
• Definir los objetivos: Especificar el resultado que se espera obtener. Determinar las pautas y el propósito de cada una de ellas.
  
  
• Briefing: Información que garantice llegar a la reunión conociendo lo que se tratará. Invitar al análisis previo y a la maduración de ideas para ahorrar pérdidas de tiempo a los asistentes.
  
  
• Incluir material recomendable (informes o estudios), listado de asuntos que se tratarán, con qué fin, minutos dedicados y quién será el portavoz de cada uno.

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#2 - Durante la Reunión

• Revisar acta anterior: No proseguir con nuevas pautas si las antiguas no se resolvieron.
  
  
• Respetar el horario: Empezar y terminar a la hora prevista, indica respeto hacia los participantes. Es necesario seguir el plan y respetar los tiempos de cada uno.
  
  
• Prohibir los dispositivos electrónicos: Lo más probable es que no se requieran celulares o computadoras.
  Si son indispensables, silenciarlos. Precisar si se permitirá responder llamadas urgentes y si se hará en la sala o afuera.
  
  
• Animar participaciones interesantes: Intervenir con un tono profesional y aportar en positivo.
  Respetar el turno de palabra e impedir monólogos fomentando la participación plural.
  
  
• El responsable de la reunión será quien completará el acta de la reunión (Si tienes un ayudante para hacerlo es aún mejor, pero no es indispensable).

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#3 - Después de la Reunión

• Aclarar lo establecido: Rehuir interpretaciones diversas recapitulando los acuerdos alcanzados, los responsables de su ejecución y el plazo concedido. Verificar que todos están al corriente.
  
  
• Programar próximo encuentro: Confirmar si es necesaria una reunión posterior y si fuera posible dejarla agendada.
  
  
• Plan de seguimiento: Resumir las acciones acordadas y sus encargados utilizando la herramienta 5W2H.
  
  
• El acta debe ser impreso al concluir la reunión: Firmado por los participantes, enviado de forma digital (escaneado o enviado una foto por correo) y archivado.
  
  
• Guarda todos los archivos digitales de las actas de forma ordenada para facilitar su revisión cuando necesario.

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Conclusión

Lo que hace a una empresa realmente exitosa son las personas que están en ella, y las reuniones deben ser justamente un cambio de conocimientos entre personas que genere acciones.

¿Eres de los que tienen muchas reuniones y al final de ellas sientes que no fueron efectivas o que no generaron ningún resultado?

Además de todo lo que ya encontraste en este material, aún tengo más para ayudarte.

Aquí abajo te dejaré un material con el cual tendrás acceso a una plantilla de acta de reunión y a emails para el antes y el después de la reunión.

¡Es gratis! Solo tienes que hacer clic en la imagen de abajo para acceder a la plantilla.

Un fuerte abrazo.